Даруємо!!!

Сучасні інструменти та технології, застосовувані при організації івент-проектів


Мабуть, немає професії, більш залежної від технологій, чим event-менеджер. Швидкість і якість виконання завдань з організації заходів у високому ступені залежить від того, наскільки продуктивні і сучасні інструменти, якими володіє відповідальна за весь процес людина.

Які технології особливо корисні для сучасного event-менеджера?

Мобільні рішення

Найбільш помітний технологічний тренд сьогоднішньої event-індустрії – поява рішень для мобільних пристроїв.

І це не просто швидкоплинна мода, це фундаментальний результат еволюції технологій останніх років. Більше половини москвичів і більше 40% росіян сьогодні мають доступ до мобільного інтернету, а обороти продажів мобільних пристроїв впевнено зростають.

Непохитні, здавалося б, позиції паперу як основного носія квитків, щосили тіснить цифровий формат квитка на екранах смартфонів і планшетів. Переваг такого формату багато: квитки не можна підробити або продублювати (унікальність забезпечується QR- і штрих-кодами), втратити або забути вдома (всі дані про квиток зберігаються в «хмарі», доступ до якої є з будь-якого пристрою), і, що не менш важливо – для їх покупки не треба стояти в касі.

QR- і штрих-коди, про які йде мова, дозволяють створити зручну систему контролю входу на захід. Це відбувається за допомогою CRM-систем. Відвідувачу не потрібно мати роздруківку квитка, досить прикласти екран мобільного пристрою з відображеним на ньому кодом до сканера, встановленого на вході. Потім код звіряється з базою даних CRM-системи, і при вірному результаті, відвідувач проходить на захід.

Сучасні мобільні додатки дозволяють також управляти івентами, вести облік відвідувачів в CMS-системі, інтегруватися в соцмережі. Організатор, використовуючи ці програми, вже не прив’язаний до свого робочого місця, він може контролювати хід проекту з будь-якого пристрою, що знаходиться під рукою. Синхронізувати завдання в календарі при цьому не треба, оскілький всякий раз використовується єдина, «хмарна» база даних. «Хмари» – ще один тип корисних для event-менеджера технологій.

«Хмарні» технології

Центральна частина багатьох заходів – презентація. У event-менеджера, який готує презентацію, є два головні ризики – те, що файл не відкриється (або не відтвориться належним чином), і те, що презентація буде нецікава глядачам у змістовному плані.

Перший випадок можливий, якщо версія програми, за допомогою якої відкривається презентація, не збігається з тією, в якій файл створювався. Наприклад, PowerPoint може відмовитися коректно сприймати формат файлу, створеного за допомогою Open Office Impress.

Запобігти цьому можна за допомогою «хмарних» програм. Вони дозволяють створювати презентації, які будуть однаково добре відображатися на будь-якому іншому комп’ютері. Найдоступніший інструмент для таких цілей – конструктор презентацій, що входить в сервіс Google Docs. Він досить близький по функціоналу до звичного для багатьох PowerPoint, і особливих зусиль по його освоєнню докладати не знадобиться.

Другий сценарій виникає, головним чином, в силу явного дефіциту старанності і бажання креативно бачити з боку event-менеджера. Ситуацію допоможе виправити сервіс Prezi. З його допомогою можна робити презентації, дуже далекі від стандартів PowerPoint і його аналогів: на екрані з’являється не набір слайдів, а барвистий анімований сюжет, що занурює глядача в таку «подорож» по ідеям оповідача. Сервіс, до речі, теж «хмарний».

Можливості «хмар» можна задіяти і при продажі квитків на заходи. Деякі сервіси, що спеціалізуються на супроводі заходів, дозволяють замовнику встановлювати у себе на сайті віджети з функціоналом по реєстрації на захід і продаж квитків. Можна міняти дизайн віджета і окремі функції. Сервер замовника не несе ніякого навантаження – всі дані передаються в «хмару», де формується база даних і алгоритми подальшої роботи з клієнтами (розподіл по місцям, групам, термінам явки відвідувачів і т.д.).

Геопозиціонування

Майже завжди event-менеджер координує дії інших людей (колег або учасників заходу), або якимось чином сам залежить від них. Дуже часто виникає ситуація: треба знати, де в даний момент часу знаходиться потрібна людина, і чи скоро у неї вийде прибути в те місце, де зараз сидить організатор.

Типовий приклад: корпоративний водій повинен забрати з аеропорту ключового спікера конференції. Event-менеджер просто зобов’язаний знати з точністю до хвилини, коли прибуде машина зі спікером. Можна, звичайно, час від часу дзвонити водієві і питати про те, де зараз їде машина. Але ми вдамося до інновацій. На щастя, варіантів їх використання сьогодні досить.

По-перше, на мобільний телефон водія можна встановити додаток, що фіксує поточне розташування абонента і дозволяє потім куратору заходу подивитися його на карті.

По-друге, з тією ж метою можна встановити в машину так званий «GPS-маячок», що працює за тим же принципом, що і телефон з додатком, але як самостійний пристрій. Другий варіант зручний тим, що може дуже довго прослужити без заміни (близько 3 років).

Також, з його допомогою event-менеджеру можна відстежувати будь-які інші об’єкти, або, як варіант, давати відстежувати колегам самого себе і свій автомобіль.