Однією з найбільш витратних статей в бюджеті є витрати на оренду event-майданчика. І не дивно, адже від того, наскільки вдалим виявиться вибір місця проведення, залежить успіх всього заходу. Так як же дістати ідеальний варіант, не витрачаючи при цьому всі наявні бюджетні кошти?
По-перше, ніколи не погоджуйтеся на першу запропоновану ціну і уважно вивчіть контракт до того, як поставити на ньому свій підпис. Про це та багато іншого читайте далі в нашій статті.
Чітко позначте вашу заявку
Налагоджуючи контакт з майбутнім постачальником, повідомте йому найважливіше:
- бюджет (при бажанні бюджет можна і не вказувати, попросивши майданчик надати вам їх власну ціну, від якої ви буде відштовхуватися ведучи подальші торги);
- дати проведення заходу;
- кількоість запрошених (дані за кількістю відвідувачів повинні бути реальними, оскільки надлишок або недолік гостей може привести до неприємних ситуацій в день події або до збитків, якщо гостей на заході виявиться істотно менше, ніж було заявлено спочатку);
- вимоги до приміщення (місткість, розташування, технічне оснащення).
Безумовно, якщо у вас є що додати, обов’язково включіть дані пункти в список. З грамотно складеної заявки можна почати переговори з орендодавцем.
Не обмежуйтеся зверненням до одного постачальника
Навіть якщо ви вже визначилися з місцем проведення, запросите комерційну пропозицію відразу у кількох майданчиків. Це допоможе порівняти прайс-листи і оцінити, на яку знижку можна розраховувати.
Зверніть увагу на пропозиції тих, хто надає послуги оренди зовсім недавно, або має досить мізерну рекламу. Такі event-майданчики можуть бути набагато дешевшими розкручених місць, маючи при цьому нітрохи не гіршу якість.
Не ведіться на виверти продажників
При виборі майданчика не попадіться в пастку менеджера з продажу, який за допомогою всіляких sales-технік постарається прогнути вас під пропоновану ціну. Наприклад, вам можуть повідомити, що цей зал вже заброньовано для іншого заходу, і щоб скасувати бронь, ви повинні внести оплату до певного числа. Або, запропонують вам скористатися знижкою, яка діє лише кілька днів. Вам також можуть заявити, що обраний майданчик користується величезним попитом, і про знижку не може бути й мови.
Оскільки правдивість отриманої інформації вельми сумнівна, не поспішайте погоджуватися на запропоновані умови. Зрештою, у вас є певний бюджет і ряд позначених вимог, і, якщо підрядник зацікавлений в роботі з вами, він прийме ваші умови беззастережно. В іншому випадку, ви завжди знайдете альтернативу.
Налагодження партнерських відносин
Припустимо, ви вже вибрали майданчик і ведете активні переговори з представником орендодавця. Не варто починати спілкування з вимогливого тону і причіпок. Замість цього постарайтеся налагодити з менеджером партнерські відносини. Розмовляйте з ним чемно і тактовно, адже тепер він частина event-команди, і від того, як ви спрацюєтеся, буде залежати успіх заходу.
Вибір дати
Постарайтеся бути гнучкими при виборі дати. Маючи в запасі кілька дат проведення, ви зможете розраховувати на знижку з боку постачальника, адже якийсь із днів виявиться для них найбільш зручним.
Не забувайте і про те, що в період свят вартість оренди значно зростає, те ж саме стосується п’ятниці та вихідних днів.
Уважно вивчіть послуги, що входять в договір
Візьміть до уваги, що деякі майданчики співпрацюють зі сторонніми організаціями (наприклад, кейтеринг-службами), та витрати на постачальників впливають на кінцеву вартість оренди приміщення. Уважно прочитайте всі пункти договору, позначте для себе, які послуги будуть туди входити: можливо, щось з перерахованого ви зможете організувати своїми силами або силами вже перевірених партнерів. Слід звернути увагу і на меню, деякі з страв можна замінити менш витратними аналогами.
Безкоштовний доступ до Wi-Fi
Деякі готелі стягують плату за користування мережею Wi-Fi. Для гостей заходу він, безумовно, повинен бути безкоштовним. У разі якщо кількість відвідувачів обчислюється сотнями, витрати на бездротову мережу можуть вдарити по бюджету. В даному випадку краще відразу ж домовитися про знижку або про безкоштовний Wi-Fi в рахунок загальної суми, яку ви заплатите за оренду, кейтеринг та інші передбачені договором послуги.
Трансфер і парковка
Якщо ви організовуєте конференцію або будь-яку іншу конвенцію, подбайте, щоб до місця проведення був організований трансфер. Дану послугу часто надають готелі. В ході переговорів ви можете попросити знижку на організацію проїзду гостей і забезпечення парковочними місцями тих, хто прибуде на власному транспорті.
Штраф за скасування заходу
За скасований захід господар майданчика може не повернути вам депозит, і буде абсолютно правий. Однак щоб ваші кошти не пропали даром, необхідно внести зміни в параграф про умови скасування. Так, в договір можна додати пункт, що дозволяє провести цей або інший захід протягом певного періоду часу, або зовсім скасувати штраф за скасування.
Розстрочка платежу
По-можливості не вносьте всю суму цілком. Домовтеся про внесення оплати до заходу і про кінцевий платіж після його завершення. Під час підготовки можуть виникнути обставини, що зумовлюють зменшення кінцевого бюджету. Про можливість зміни кінцевої оплати в залежності від фактично наданих послуг краще домовитися заздалегідь, це допоможе уникнути непотрібного розгляду і буде сприяти кращому взаєморозумінню сторін.
