Даруємо!!!

Оптимізація економічної діяльності готелю


В непростих умовах кризи туристичної галузі та економіки в цілому менеджменту HoReCa доведеться докласти особливих зусиль для виживання і успішного функціонування об’єкта. Сучасні умови мають на увазі середу загостреної конкурентної боротьби – в кожному великому місті є кілька закладів одного рівня, зі схожими умовами і рівними параметрами розташування. Як підштовхнути гостя вибрати саме ваш готель, а не сусідній, як переконати його повернутися і стати постійним клієнтом? Ресурси скорочуються кожен день, і курс валют грає проти вітчизняного підприємця. Значить, слід біліше серйозно поставитися до стратегії оптимізації підприємства.

Оптимізації витрат – це перегляд співвідношення витрат і прибутку, складна стратегія, покликана забрати ресурси з непродуктивних напрямків і направити їх на більш перспективні проекти. Іншими словами, завдання сучасного отельера – постійно знаходити нові способи зробити життя своїх клієнтів більш комфортною і не підвищувати при цьому витрат, а при можливості – навіть скорочувати їх.

З чого почати?

Перш за все пам’ятайте: ваш об’єкт – це єдиний організм, отже, до усунення проблем зайвих або неактуальних в даний час витрат теж треба підходити комплексно. Скорочення витрат в одній області неминуче позначиться на функціонуванні всіх інших. Ваше завдання полягає в тому, щоб максимально точно прорахувати розбіжність цих «кіл на воді». Нехай кожен з генеральних менеджерів розгляне роботу свого департаменту, фінансовий директор надасть вам результати ROI-аналізу по кожній області. Проаналізуйте, як скорочення кожної з них позначиться на загальному стані бізнесу, що має безпосередній прив’язку до отримання прибутку. Перегляньте цифри – це завжди головний доказ правильності обраної стратегії. Зажадайте максимально детальний прогноз, заснований саме на розрахунках.

Почніть з очевидних моментів: зазвичай це енерговитрати і оплата праці персоналу. Енергозберігаючі технології не дарма є одним з найбільш популярних трендів в останні десятиліття, так що ви можете використовувати весь арсенал засобів. що з’явилися на ринку за цей час. Так, наприклад, система «тепла підлога» дозволить заощадити і на оплаті води, і на витратах на електрику одночасно. Рівномірно розподіляючись по всій поверхні кімнати, тепло, що йде знизу, швидше створює прогріває приміщення. Це дозволить знизити температуру теплоносія до 600С, проти звичайних 900С, не створюючи незручності для гостя. Економія в результаті може доходити до 50%. На таку ж ідею працюють і енергозберігаючі лампочки, датчики руху, система автоматичного відключення електрики в номері після відходу гостя, точкова система освітлення номера (безліч дрібних незалежних джерел світла, рівномірно розподілених по всій території номера).

Заміна звичних технологій на енергозберігаючі потребуватиме фінансових вкладень на початковому етапі, але економія стане очевидною вже з перших днів використання нових систем і допоможе уникнути витрат в інших сферах.

Оптимізуючи меню в ресторані, варто мати на увазі не тільки вартість інгредієнтів, а й обладнання, що використовується для приготування: скільки воно споживає енергії і в якому режимі здатне працювати для максимальної продуктивності. Зупинитися варто на популярних серед гостей позиціях меню, виготовлення яких потребує найменше витрат електроенергії або газу. Якщо готель пропонує спеціалізовані послуги (spa, fitness, сауна), введіть систему попереднього запису – тоді не буде необхідності тримати в постійній готовності дані об’єкти, витрачаючи воду і тепло. Стратегія оптимізації в галузі енергозбереження дає благодатний грунт для розвитку системи різного роду спецпропозицій і клієнтських акцій.

Останні світові тенденції розвитку готельного бізнесу полягають не стільки в підвищенні доходів, скільки в оптимізації витрат.

Саме оптимізація і ефективність, а не скорочення витрат дає позитивний результат і призводить до необхідного балансу в життєдіяльності готельного підприємства. Гість сучасного готелю дуже вимогливий до рівня відпочинку та відсутність звичних інформаційних послуг сприймає як низька якість сервісу.

На ефективність витрат готелю, інформаційну інфраструктуру впливають певні чинники. В першу чергу, витрати складаються з сумарної вартості обладнання – комп’ютери, принтери, сканери, зчитувачі, їх подальше обслуговування і оновлення. При виборі постачальника рішень важливо розглядати кілька показників: технологічний рівень пропонованого продукту, якість послуг і досвід компанії, цінові пропозиції. Кожен з цих показників має свої параметри оцінки, які безпосередньо чи опосередковано впливають на вибір системи, – каже Ігор Пігін, технічний директор ТОВ «Еделінк». – Що стосується апаратної частини – це розвиток SaaS-рішень і хмарних технологій. Такі продукти, як HMA Ecvi, дозволяють запуститися готелі швидко і без зайвих вкладень. Особливо це стосується малих засобів розміщення, у яких немає своїх технічних фахівців ».

Експерт стверджує, що сучасна система повинна автоматизувати і додаткові бізнес-процеси готелю, наприклад, оренду приміщень та послуг на погодинній основі. При такому рівні автоматизації можна сформувати єдиний попередній рахунок за всі послуги для групи гостей, які, крім проживання, планують проведення заходу в конференц-залі, кава-брейки і оренди обладнання (наприклад, проектора). «В умовах, коли кошти можуть бути обмежені, але рівень сервісу повинен залишатися на висоті, важливим параметром буде гнучкість і масштабованість системи – наявність можливості докуповувати робочі місця і модулі системи в майбутньому. Іншими словами, почати можна з малого і довести «до розуму» на довгостроковій перспективі, докупивши необхідні модулі, інтерфейси із суміжними системами і самі робочі місця », – радить Ігор Пігін. Важливим моментом в оптимізації витрат готелю на ІТ-інфраструктуру є оновлення і підтримка систем. Умови компанії-постачальника, включаючи ціноутворення на ці послуги, необхідно запитувати з моменту вибору системи автоматизації. Іноді ціни на установку можуть бути дуже привабливими, а в деяких випадках систему встановлюють безкоштовно, але в процесі користування починають виникати непередбачені заздалегідь витрати.

Персональний питання

Скорочення серед персоналу повинні носити якісний, а не кількісний характер. Проаналізуйте свій штатний розклад в цілому – воно повинно бути побудовано на принципі актуальності і відповідності потребам ефективного функціонування об’єкта вашого рівня. Це не так просто, як здається: сучасний готельний бізнес виріс з радянської системи гостинності, тому може нести в собі атавізми давно відмерлого підходу до кадрового питання, в тому числі – на рівні штатного розкладу. Складіть органиграмму вашого підприємства – схему, що наочно показує, яким чином повинна бути влаштована кадрова структура закладу. Виходите з посадових інструкцій і функцій, які повинні бути реалізовані, а не зі штатних одиниць, яких ви зможете завантажити певними видами робіт. Визначте, скільки і яких саме співробітників знадобиться, щоб на кожній ділянці робота була виконана якісно, а послуги надані на належному рівні. Виходячи з цього, розрахуйте оптимальну зайнятість людей.

Експерти радять уважно вивчити всі посадові інструкції з точки зору їх ефективності. Якщо співробітник виконував обов’язки, які в цілому не позначалися на якості надаваних гостям послуг, ліквідуйте їх. У свою чергу, працівник зможе витрачати більше сил на те, що дійсно важливо і значимо.

Подумайте про те, які процеси в вашому бізнесі можна автоматизувати. Наприклад, автоматичний резерв номерного фонду та реєстрація відвідувачів зажадають набагато менших витрат, ніж оплата праці окремого фахівця для виконання цих функцій. На роботу, яка потребує високої кваліфікації, можна запрошувати студентів – практикантів коледжів HoReCa. При грамотній домовленості з навчальним закладом і вмілій роботі менеджера з персоналу статтю витрат на оплату праці можна істотно скоротити.

З великою обережністю потрібно проводити оптимізацію робочих місць кваліфікованих кадрів, саме такі люди підтримують загальний рівень готелю на належному рівні, саме вони роблять ваш об’єкт привабливим для відвідувачів. Керуючий персонал координує роботу всього об’єкта, генеральні менеджери і фінансові директори визначають стратегію розвитку об’єкта і наповнюють його необхідними ресурсами. Вимкніть їх від загальної системи, і весь рівень сервісу ризикує опинитися нижче рівня конкрентноспособності.

Готельний бізнес – це в першу чергу робота людей з людьми. Персонал вашого об’єкта повинен залишати максимально позитивні спогади і враження у гостя, вміти знаходити вихід в критичних ситуаціях і швидко орієнтуватися. Значить, ваші дії в даній області повинні бути спрямовані на заохочення з метою підвищення ефективності роботи кадрів. Коли людина відчуває себе на своєму місці благополучно і комфортно, коли він бачить перспективи зростання і розвитку, він стає особисто зацікавлений в успішності всього вашого проекту, бо пов’язує з ним і своє майбутнє теж. Якщо перенаповнення управлінського штату і виявитися (скажімо, дублювання функцій, наявність заступника генерального менеджера по напряму, з яким може впоратися кваліфікований фахівець), ймовірно, слід скоротити деякі штатні одиниці, а й це повинно відбуватися тільки після маркетингового аналізу ефективності та здатності виконувати обов’язки кожного конкретної людини. Можливо, виходом в даній ситуації може стати поєднання посад, а може – скорочений робочий день.

Олександр Дмитрієв, керуючий готелю «Корт’ярд Маріотт» (м.Москва), вважає найбільш ризикованими статтями скорочення витрат навчання співробітників, інновації, заохочення персоналу. Урізання премій. скорочення штату, відсутність регулярних індексацій з / п призведе до втрати кваліфікованого персоналу, як наслідок – до погіршення сервісу та внутрішніх взаємовідносин. «Зменшення фінансування ризиковано перед сезоном, скорочення кількості послуг, персоналу, витратних матеріалів спричинить нестійку й непередбачувану обстановку.

Ключова помилка полягає в тому, що при початку скорочення витрат багато фінансистів забувають основне правило бізнесу: щоб отримати багато грошей, потрібно зробити інвестиції.

В наш час, де основна функція сервісу – це гнучкість і швидка адаптивність, нестача виділених коштів може привести до загальмування прогресу, бізнес-процедур, а іноді може завести підприємство в замкнуте коло: щоб заробити грошей, потрібно провести реформування, щоб провести реформування – необхідні гроші і персонал, щоб знайти персонал – потрібні гроші », – ділиться досвідом Олександр Дмитрієв.

Робота з постачальниками

«Для ефективного управління готельним об’єктом робота з постачальниками повинна здійснюватися постійно. Головне завдання менеджера по закупкам – вибір постачальників з доступними цінами і гарною якістю », – вважає Яна Платонова, керуючий готелем« Resident ». «Криза зараз і у тих, до кого готель як клієнт звертається за наданням товарів і послуг. Таким чином, вона теж маєте право вимагати для себе більш вигідних умов. Не соромтеся вибирати нових постачальників, якщо вони можуть запропонувати вам щось краще – тільки орієнтованість на максимальну ефективність дозволить вижити вашому бізнес-проекту. Нехай той, хто зацікавлений в вас як в клієнті, перегляне свою позицію, якщо не хоче вас втратити. І мова йде не тільки про банальне співвідношенні «ціна-якість». Періодично переглядайте актуальність пропонованих вам послуг і товарів. Подумайте про перехід на професійну очищувальну хімію і міні-парфумерію – термін дії таких засобів зазвичай довше побутових аналогів, а вартість певного обсягу товару може виявитися навіть нижче », – радить експерт.

Генеральний директор готелю «Роза вітрів» Тереза Мелконян, рекомендує підібрати аналоги необхідної продукції за прийнятними цінами. Відомі ситуації, коли деякі компанії завищують ціну на товари розкрученого бренду, в той час як існують продукти не менш якісні, але в той же час стоять на порядок дешевше.

У будь-якому випадку відразу позначте постачальникам свою політику співпраці. Подумайте про систему тендерів – це дозволить прийняти найбільш об’єктивне і вдале рішення про те, з ким співпрацювати надалі. Зробіть цей процес абсолютно прозорим для всіх сторін, в режимі VendorBack-up – відразу обговоріть, що вибираєте основного і резервного постачальника. Відкрите позначення конкурентних умов не тільки забезпечить вам максимально відповідальне ставлення з боку підрядника, а й дасть можливість завжди мати доступ до нових пропозицій: навіть якщо зараз ви вирішили не користуватися чиїмись послугами, вас запам’ятають як потенційного клієнта, орієнтованого на можливі зміни. Знову ж, таким чином вам буде простіше впоратися з критичною ситуацією, якщо раптом основний постачальник вас підведе. До того ж проаналізуйте універсальність своїх партнерів. Просто переглядаючи цінники на конкретні позиції, звичайно, можна вибрати найбільш відповідні вашим очікуванням. Але, може бути, за інших рівних хтось готовий запропонувати вам контракт на постачання в багатьох областях закупівель? Якщо загальна кількість постачальників можливо звести до мінімуму, охопивши при цьому всі потреби підприємства, як правило, це означає додаткові клієнтські знижки.