Даруємо!!!

Контроль віддалених співробітників


Наймаючи будь-яких співробітників, в тому числі віддалених, керівник завжди хоче, щоб вони ефективно виконували ту роботу, на яку їх найняли. Офісна робота – це система багатогранних завдань. І такі завдання можуть бути не виконані до терміну, якщо не контролювати співробітників, відповідальних за їх виконання.

Зі співробітниками, які сидять в офісі, простіше. Керівник може нагрянути до них в кімнату, поставити камери спостереження, завербувати «стукачів» або попросити сисадміна відстежити дії співробітників на комп’ютерах.

З тими, хто працює віддалено, сидячи вдома, складніше. Будинок – це все-таки особистий простір, в яке так просто не вторгнешся. Як же вибудовувати процес контролю над віддаленими співробітниками, щоб результат задовольняв і їх, і вас?

Контролюйте виходячи з кінцевого результату і контрольних точок

Контролювати своїх співробітників потрібно виходячи з очікуваного результату. І обговорювати цей результат необхідно відразу, як тільки доручаєш співробітнику якесь завдання.

Потрібно переконатися, що керівник і виконавець однаково розуміють, який результат потрібно отримати. Якщо сказати співробітникові тільки про те, як варто виконувати завдання, результат може бути не таким, який ви хочете.

Можна не контролювати, яким саме шляхом співробітник йде до результату, тому що люди можуть діяти по-різному. Взагалі, є дві системи управління. Одна – коли підприємець вважає себе найрозумнішим. Він вважає, що те, як він уявляє собі шлях до результату, – це і є правильний варіант.

Насправді, навіть якщо керівник більш компетентний у справі, яке доручає співробітнику, той може зробити по-іншому, і це теж буде правильно. Якщо контролювати всі дії, постійно доведеться говорити, як що-небудь робити.

Тоді працівник не буде самостійним і не захоче брати на себе відповідальність. А потрібно, щоб він відповідав за своєчасне досягнення контрольних точок, в яких можна перевірити, чи правильно людина йде до результату і встигає вчасно.

Не треба розповідати співробітнику кожен рух.

Наприклад, якщо ви доручили людині розшифрувати аудіозапис і зробити з неї читабельний текст, не треба говорити «Запусти прослуховування записи, прослухай одну фразу, зупини відтворення, запиши почуте, знову запусти відтворення…».

Хтось може діяти по-іншому. Припустимо, конспектувати в реальному часі або стенографувати. Або запустити відтворення на швидкості 0,75 і теж записувати, не зупиняючи прослуховування.

Способи різні, але людина в будь-якому випадку виконає завдання.

Плюси і мінуси комп’ютерних програм для контролю віддалених співробітників

У багатьох людей процес контролю віддалених співробітників асоціюється з комп’ютерними програмами. Деякі з цих програм настільки суворі, що фіксують, скільки часу людина провела за комп’ютером, які програми і сайти відкривав, на які адреси відправляв повідомлення, що скачував чи роздруковував.

Так можна зрозуміти не тільки наскільки інтенсивно працює співробітник і як часто відволікається від роботи, але і чи не зливає він комусь комерційну таємницю. Однак з такими програмами людина відчуває себе рабом, прикутим ланцюгом до гребної лави на галері. І це аж ніяк не мотивує його на плідну роботу.

Звичайно, якщо у співробітника погодинна оплата, то є сенс за допомогою програм контролювати, скільки годин він провів за роботою. Але краще все-таки знайти можливість контролювати саме результати цієї роботи, ну і ще своєчасність завершення кожного етапу.

Якщо ви все-таки контролюєте час, не забувайте враховувати рутинні дії. Наприклад, пошук інформації, відкриття і закриття програм і сайтів з подальшим очікуванням завантаження, – все це теж відбирає час.

А ділове листування між співробітником і керівником, клієнтом або іншим співробітником, з яким людина спільно виконує завдання, можуть взагалі зайняти цілий робочий день. А потім іноді ні керівник, ні сам співробітник не можуть зрозуміти, на що пішла величезна кількість часу.

Що варто використовувати в будь-якій фірмі, так це CRM-систему. Особливо якщо у вас є хоча б один віддалений співробітник. Але навіть спілкування між людьми, які сидять в офісі в сусідніх кімнатах, найефективніше саме через таку систему.

У ній можна швидко радитися з робочих питань, не відволікаючись на сторонні подразники. Кожен співробітник може оперативно звітувати про виконану роботу, повідомляти про проблеми, ставити питання відразу декільком колегам. І керівнику зручно координувати роботу офісних і віддалених співробітників.

KPI і інші показники. Як оцінити ефективність віддаленого співробітника

Показники для оцінки ефективності співробітників можуть бути найрізноманітніші. Наприклад, для віддаленого відділу продажів можна враховувати кількість холодних дзвінків за день або тиждень, кількість продажів або суму, зароблену фірмою на цих продажах.

Не можна дати однозначну пораду, що з цього краще. Тому що у кожної компанії своя ситуація. Рухайтеся інтуїтивно і перевіряйте, який варіант приведе до кращих результатів.

При виборі KPI керуйтеся тим, що для вас найбільш важливо, і що в більшій мірі залежить від самого співробітника і в меншій – від зовнішніх обставин. Наприклад, число холодних дзвінків може знизитися через те, що деякі розмови будуть довгими. Але саме ці розмови з більшою ймовірністю призведуть до продажів.

Іноді можуть бути ефективні більш складні варіанти KPI. Кожен співробітник протягом місяця бере участь у виконанні трьох-п’яти завдань. Виходячи із завдань на місяць, ставляться більш дрібні завдання на тиждень. І кожній з цих завдань присвоюється вага, рівна якійсь кількості відсотків від зарплати співробітника.

В результаті кожен бачить, як саме він заробляє свої гроші і які завдання важливіші і пріоритетні. А ще на рівні тижневих завдань якраз зручно контролювати і коригувати дії співробітника, щоб він не витратив багато часу і зусиль на неправильні дії.

Зараз компанії, які хочуть залишитися на плаву, дуже швидко розвиваються. І, з одного боку, варто ще більше прискорити процес коригування роботи співробітників – в тому числі віддалених, яких стає все більше.

З іншого боку, керівник – не нянька й не наглядач з батогом. І не Яндекс або Гугл, щоб давати відповіді на всі питання. Шукайте баланс в контролі роботи віддалених співробітників. 

Як забезпечити контроль віддалених співробітників

Число фахівців, які працюють, не відвідуючи офісів, щорічно зростає на 10-15 відсотків. Як контролювати віддалених співробітників, забезпечивши ефективний менеджмент, щоб продуктивність праці залишалася на високому рівні? Таке питання часто виникає в вертикальних інтегрованих системах, де перехід до гнучких умов праці вважається досить болючим кроком. В організаціях такого типу традиційним інструментом контролю і мотивації служить процес відкручування або закручування гайок.

Впровадження віддаленої праці передбачає надання самостійності по організації свого робочого часу, поліпшення власних показників продуктивності праці. Для забезпечення ефективності, віддаленим співробітникам необхідно надати:

  • зрозумілу і дієву систему координат;
  • ключові показники ефективності.

Контроль віддалених співробітників проводиться за допомогою системи KPI. Співробітникам встановлюють кількісно-якісні показники і в кінці певного періоду часу оцінюють показники виконання плану і якості представлених робіт.

З системою координат, в основі яких лежить структурований зворотний зв’язок, справа йде значно складніше. Завдяки такій системі персонал дізнається:

  • чи в правильному напрямку просувається робота;
  • керівник має можливість забезпечити підтримку дисципліни в рядах віддалених співробітників.

Зрозумілі координати вводяться за допомогою впровадження електронної форми, яку необхідно заповнювати всім працюючим фахівцям в один і той же часовий період. У формі містяться пункти щодо оцінки ефективності і якості своєї роботи, а так само діяльності колег. У кожного працівника з’являється можливість проводити порівняльну характеристику оцінки своєї діяльності з оцінкою, яка отримана від колективу. На підставі цього формується адекватне сприйняття своєї роботи.

Завданням менеджера по роботі з персоналом та керівника, є визначення способів, як віддалено контролювати співробітників, щоб співробітники були забезпечені зворотним зв’язком і на підставі отриманих результатів прагнули до поліпшення показників своєї роботи.

Як контролювати терміни та якість співробітників віддаленої роботи

Для кожної посади розробляється своя форма контролю виконуваності і якості. Необхідно враховувати, що незалежно від того, як здійснюється контроль віддалених співробітників, немає необхідності встановлювати точний час роботи. В першу чергу роботодавець зобов’язаний своєчасно забезпечити віддалених працівників технічними завданнями і встановити терміни їх виконання.

Віддалений співробітник самостійно визначає, коли йому зручно працювати – вночі, вдень, ввечері. Після чого, виконану роботу перевіряє керівник і проводиться оплата відповідно до встановлених розцінок. При порушенні встановлених термінів, якщо робота не зроблена вчасно, роботодавець має право застосовувати систему штрафів, яка заздалегідь буде обговорена з співробітниками, які працюють віддалено.

Найбільш агресивним способом контролю є встановлення спеціального програмного забезпечення, що забезпечує фіксацію дій віддаленого працівника.

Роботодавець буде знати, чи працює співробітник протягом встановленого часу, які сайти відвідує в свій робочий час. На такий контроль погодиться невелика кількість співробітників за умови забезпечення високої матеріальної винагороди.