
Хтось пропонує бути вимогливим до людей, але я з цим не згоден. Відомо, що риба не буде жити там, де є тільки чиста вода. Але якщо вода покрита ряскою та іншими рослинами, риба буде ховатися під ними і розведеться вдосталь. Слуги теж будуть жити спокійніше, якщо деякі сторони їх життя будуть залишені без уваги. Дуже важливо розуміти це, коли оцінюєш поведінку людей.Ямамото Цунетомо, “Хагакуре (Приховане в листі)”, XVIII століття |
Ефективний обмін інформацією
Це один з найбільш важливих моментів. Як цього добитися? Безумовно, потрібно регулярно проводити наради з усіма зацікавленими людьми, плюс зустрічі з Клієнтом. Сила такого підходу – в неухильній регулярності: наприклад, щотижневі зустрічі в певний день тижня, ранкові наради. Крім цього потрібно намагатися зберегти в письмовій формі інформацію, яку ви вважаєте важливою і яка повинна бути доступна членам команди. План заходу повинен бути не в голові менеджера – він повинен бути написаний. І навіть якщо менеджера, відповідального за цей захід, немає на робочому місці, то будь-хто зможе відповісти на дзвінок і питання Клієнта. Потрібні документи можуть зберігатися в друкованій формі або пересилатися всім залученим в проект співробітникам по електронній пошті. Перед заходом пишеться сценарій, де вказано, хто відповідає за яку зону (територію або комплекс завдань). Можна не знати детально, де хто знаходиться, але завдяки плану буде дуже просто знайти потрібну людину. І кожен член команди легко знайде себе в цьому плані, він знає, що його ім’я записано в сценарії, що до нього звернуться за такими питаннями, і що він відповідає перед усіма за ці завдання. Ці документи повинні бути доступні тим, кому це належить. Наприклад, бухгалтер може подивитися план організації заходу і побачити, на якому етапі потрібно оплатити приміщення, а на якому – роботу підрядника. І навпаки, людина, яка відповідає за кількість людей на заході, може побачити, скільки отримано заявок і скільки з них не сплачено. Методом нематеріального стимулювання може стати чітке пояснення цілей і завдань заходу для суспільства в цілому і для компанії зокрема. Тобто важливо довести внутрішні цілі і досягнення до вашої команди. Не просто говорити людям, що робити, і пояснювати, чому це потрібно і як це вплине на інші процеси підготовки, а дати сенс роботи. Напевно, всі знають цю історію, що сталася колись при будівництві. Трьох каменярів запитали, що вони тут роблять. Один відповів: я ношу каміння. Другий відповів: я заробляю гроші для своєї родини. Третій відповів: я будую храм. Вони робили приблизно одне й те саме, але у них був абсолютно різний зміст діяльності. Відповідно, вони явно працювали по-різному. Лише один будівельник розумів мети і завдання, тому робив свою роботу максимально якісно і відповідально.Організація роботи
Як можуть бути розділені обов’язки всередині команди? Звичайно, дуже багато залежить від типу заходів, які ви проводите, від того, наскільки часто ви їх робите. Тим не менш, є кілька основних рекомендацій і підходів до розподілу робіт. 1. Розподіл робіт за проектами В цьому випадку потрібно призначити менеджера, який відповідає за весь проект в цілому. У нього може бути кілька помічників, асистентів, між якими він розподіляє поточні роботи по підготовці заходу. Якщо з’являється новий захід, призначається інший менеджер, який відповідає за новий проект, якому підпорядковані інші помічники та асистенти (див. таблицю нижче).

Ієрархія і економіка
У будь-якому випадку організаційна команда буде являти собою своєрідну ієрархію, де на вершині піраміди знаходяться більш кваліфіковані і високооплачувані фахівці, а внизу піраміди-низькооплачувані працівники. Мал. 1. Вартість часу в залежності від ієрархічного статусу (цифри умовні)
Як це працює?
Щоб скоротити витрати на організацію проекту, потрібно технічну, механічну роботу по можливості делегувати на більш нижній (дешевий) рівень. Дорожчі фахівці повинні зосередитися на управлінні, розробці креативу. (Подібний підхід називається “важіль”.) Рис. 2. Раціональний розподіл часу


Мотиваційна промова
Перед битвою воєначальники вибудовували свої війська і виголошували перед ними мотиваційну промову. Це робилося для того, щоб вселити в серця хоробрість, зміцнити дух товариства, підтримати тих, хто сумнівається, запалити іскру в кожному з бійців. Звичайно, заходи, які ми готуємо, – це не битва греків і персів, але все ж мотиваційна промова потрібна і важлива. Напередодні заходу зберіть вашу команду, похваліть за виконану роботу, нагадайте, чого потрібно побоюватися, скажіть, що впевнені в успіху і вірите в кожного особисто. Це завжди буде незайвим. Так само поступите і з тимчасовими працівниками, і з підрядниками. Людям потрібна увага, потрібно трохи більше сенсу для їх роботи, ніж просто “виконати свій обов’язок”.