Даруємо!!!

Івент – крок за кроком


10 кроків до правильного івенту

Заходить перед Новим Роком ейчар до директора і говорить: «Семен Аркадійович! Нам би корпоративчик провести. » Директор гладить кришку пошарпаного роками макбуков і задає питання: «А бюджет-то який?»

На жаль, з цього питання починається обговорення середньостатистичного заходи, зокрема – корпоративу. Але це неправильно і ось чому. Спочатку потрібно зрозуміти яка у нас мета. Чого ми хочемо домогтися цим корпоративів? Може, він взагалі не потрібен. Навіть шкідливий.

Наприклад, така ситуація: люди хочуть сходити на профільний захід (яке не можуть оплатити), а їм замість того, щоб допомогти, влаштовують бюджетне литу. І що тоді? Вони весь свято думають, скільки грошей витратили даремно, та й взагалі «краще б премію видали».

Отже, корпоратив далеко не єдиний інструмент для налагодження зв’язків всередині компанії. Коли ми отримуємо запит на проведення івенту, то починаємо з визначення цілей, з’ясовуємо поточний стан справ і потреби людей, для яких, власне, і готується івент.

Крок 1 Знайомимося з гостями, «малюємо» портрет цільової

Дуже часто сторона, яка організовує івент, проектує свої особисті переваги і придумує цікаве для себе. Але всі люди різні і фломастери теж повинні бути різними. Тому важливо зібрати інформацію, розпитати керівника, HR-ра, дізнатися, чим живуть люди, що їм цікаво. Поцікавитися підсумками попередніх івентів: що сподобалося, що було корисним.

Крок 2 Визначаємо завдання Чого ми хочемо досягти з допомогою івенту? Від завдання буде залежати тип, формат і сама суть заходу. Є три основні цілі: • згуртувати команду або знайти слабкі точки → командоутворюючий тренінг • чомусь навчити → воркшоп або майстер-клас з опрацюванням • заохотити або відзначити річницю компанію → затишний вечір або спільний виїзд.

На цьому етапі варто обговорити бюджет. Якщо бюджет невеликої краще придумати цікаву ідею, ніж намагатися на 10 гривень влаштувати помпезний банкет. В цьому випадку люди запам’ятають, як їм було цікаво, а не як швидко закінчився алкоголь.

Крок 3 Вибираємо концепцію івенту Концепція – це вісь заходи, навколо неї будуть розвиватися всі події. Як тільки ви підберете тему, ідеї почнуть приходити самі по собі.

Але перед тим, як почати вигадувати, визначитеся з тоном комунікації: більш офіційний або дружній, вирішите яка активність повинна бути обов’язковою, переконайтеся, що розумієте, який рівень залучення прийнятний для гостей, щоб не виявилося, що всі хотіли просто «посидіти і подивитися» , а у вас все побудовано на масових конкурсах.

Крок 4 Шукаємо кілька ідей, в рамках обраної концепції Ідея дасть легке розуміння чим далі наповнювати івент. Коли є центральна думка все стає зрозумілим, з’являється внутрішня логіка, ідеї будь-яких активностей легко перевіряються на відповідність.

Простий приклад: якщо концепція – це маршрут, то ідея – екіпірування, в якій ми за маршрутом пройдемо. Тобто вибір шоу-програми, активностей, обстановки, атмосфери, локації і сценарних рішень.

Крок 5 Вибираємо кращу Доопрацювати одну, кращу ідею, з раніше вироблених, на предмет відповідності її c кроками № 1, 2, 3. Постарайтеся підібрати ідеальне поєднання ідея / місце проведення / ціна, що дає 100% попадання в ціль.

Підготуйте детальний план заходу. Розкладіть всі ідеї в хронологічному порядку. Перевірте логіку.

Крок 6 Отже, ви визначилися з ідеєю. Тепер знайдіть дві-три підходящі локації.

Обов’язково зверніть увагу на такі моменти: • зручність логістики • технічна можливість реалізації там ваших ідей • можливість роботи зі стороннім кейтерингом або умови роботи з кухнею локації • нюанси роботи з алкоголем • умови безпеки, шумо / звуко ізольованість, • необхідність отримувати дозвільні документи для проведення заходу

Крок 7 Закладаємо грінзони: часу і бюджету Грінзона – це запас ресурсів (часу, людей і фінансів), що гарантує безперебійне проведення заходу. Наприклад, якщо захід у вас починається о 20:00, а підрядники сказали, що встановлять обладнання за 5 годин, значить їх варто запросити не на 5, на 7 (а може і 8) годин раніше.

На заході з поселенням необхідний зазор між заїздом в готель і безпосереднім початком івенту. Адже гостям потрібно сходити в душ і відпочити з дороги.

Прораховуємо бюджет з запасом 20% на можливі виходи із зон бюджету. Наприклад, гості випили всю воду і терміново потрібно бігти до супермаркету або робити замовлення по інтернету. Таке трапляється, наприклад, коли під час лютої спеки гості починають поливати себе водою, витрачають прорахований запас. 1,5 л / чол води на 8 годин – безпрограшний варіант, але все може бути.

Крок 8 Затвердження підрядників. Звичайно, в ідеалі щоб це були вже знайомі, перевірені люди. Але є нюанси.

Іноді, щоб бути впевненим в якості люди вибирають крутих дорогих на їхню думку підрядників. Але для розпещеного великими замовленнями агентства цей бюджет може здаватися зовсім непривабливим, і він буде вести проект «упівсили». Тому можна покликати молодших, для них ваш івент буде можливістю показати себе, а значить, викластися на повну.

Є кілька пунктів вибору / перевірки підрядників:

  1. Перевірте реквізити підрядника, дізнайтеся його номер в ЄДРР.
  2. Плюс для підрядника – можливість підписати договір. Перегляньте договір разом з юристом фірми або складіть його самостійно.
  3. Дивіться портфоліо. А ще зв’яжіться з людьми, які на сайті вказані в списку клієнтів, і задайте їм такі питання: а) скільки часу пішло на підготовку (монтаж обладнання) і на демонтаж? Наскільки чисто спрацювали підрядники (чи не залишили вони після себе гори сміття і розбитий паркет?) Б) як пройшло сам захід? в) наскільки вони виявилися старанні?

Крок 9 Брифінги. Перевіряємо все! Проведіть брифінги з усіма підрядниками. Познайомте їх зі сценарним планом і таймингами. Обговоріть кількість підготовчих зустрічей і репетицій, якщо вони потрібні. Важливо. Розподіліть зони відповідальності. Коли у вас планується великий захід відповідати за все самому неможливо. Якби така схема була реальна, то у Джобса не було б заступників.

Інструктуючи підрядників і менеджерів, контролюйте терміни і грінзони. Якщо захід розпочнеться о 20:00 і підрядники сказали, що на установку устаткування їм знадобиться п’ять годин значить запрошуйте їх не на 15:00, а хоча-б на 13:00.

Крок 10 Визначаємося з цифрами і датами. Прийміть бюджет, фінальну локацію і дату. З досвіду: щоб уникнути неприємних несподіванок відразу ж бронюйте. Готуйтеся насолоджуватися івентом!