Даруємо!!!

Дотримання тайм-менеджменту


Що таке тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – це, кажучи буквально, управління часом. Точніше, комплекс знань, принципів і технік, спрямованих на підвищення ефективності діяльності. Вони допомагають встигати більше, витрачати менше часу і домагатися кращих результатів у своїй діяльності. Під тайм-менеджментом у вузькому сенсі може матися на увазі організація праці конкретної людини на робочому місці. Але в більш широкому контексті це особиста продуктивність в самих різних сферах і галузях життя, а також підвищення ефективності роботи будь-якої організації.

Питання про те, як розпоряджатися своїм часом, виникло багато століть назад. Навіть деякі висловлювання античних філософів можна інтерпретувати в дусі «тайм менеджменту». Наприклад, Сенека в першому з «моральних листів до Луцилія» пише: «Так і роби, мій Луцилий! Відвоюємо себе для себе самого, бережи і копальні час, яке раніше у тебе забирали або крали, яке даремно проходило.» Як шкода, що Сенека не дожив до наших днів, інакше в своєму зверненні він використовував би і принцип Парето, також відомий як принцип 20/80.

В сучасності тайм-менеджмент став однією з необхідних практик продуктивних ділових людей.

Завдяки інформаційним технологіям з’являється безліч інструментів автоматизації нашої роботи і вивільнення часу на більш важливі завдання.

Навіщо потрібен тайм-менеджмент

Нам постійно не вистачає часу. Про це говорять скрізь: близькі будинку, колеги на роботі, бізнес-тренери в інтернеті.

Суспільство живе в поспіху, в режимі нескінченного набору швидкостей: в роботі, виробництві, в соціальних і комунікаційних процесах. На людей чинять постійний тиск стреси, які тільки погіршують поспіх. Поряд з цим, люди схильні до безлічі відволікаючих чинників, які заважають виконанню часом найважливіших завдань.

Одне з явищ, прямо пов’язане з концепцією тайм менеджменту, і з яким управління часом покликане боротися, – це прокрастинація. Нездатність концентруватися і займатися важливими справами, постійне відволікання уваги на другорядні заняття і сторонні подразники – бич постіндустріального суспільства. Обидві концепції в своєму поточному загальноприйнятому вигляді оформилися приблизно в один час – 70-80-х роках 20-го століття в західних соціальних науках.

Тайм-менеджмент пропонує систему підходів, покликаних боротися з прокрастинацією, особистою неефективністю, безладом в роботі і особистих справах. Він допомагає позбутися стресу в зв’язку з постійною нестачею часу.

Принципи тайм-менеджменту

У бізнес-літературі і психології по темі тайм менеджменту і особистої ефективності представлена величезна кількість найрізноманітніших класифікацій і підходів. У книзі «До біса все! Берися і роби.» Річарда Бренсона одні напрацювання. У Девіда Аллена в «Як привести справи в порядок» – інші. Особливий підхід, у Брайана Трейсі в його книзі «Результативний тайм-менеджмент». Навіть бізнес-тренер, усміхнений з банера на сайті, швидше за все, придумав щось унікальне і неповторне, почерпнув 80% з тих же джерел.

Наведемо ряд базових принципів, щоб вивести логічну структуру підходів до тайм-менеджменту. Їх ви напевно зустрінете в будь-якій книзі, курсі і відео на YouTube, присвячених тому, як почати щось робити. Як правило, ви їх дивитеся замість того, щоб почати щось робити.

Мотивація

Для початку, краще за все розібратися в тому, що ви збираєтеся робити і навіщо. Кожна ваша задача, особливо якщо вона важлива і складна, очевидно, є частиною загальної картини: вашої роботи, ділової активності, способу життя або цінностей. Не потрібно все аналізувати досконально, але якщо виникає серйозна безвихідь в конкретному завданні, можливо, варто подивитися на ситуацію, в контексті якого вона існує. Чому ви не можете або чому вам складно над нею працювати? У зв’язку з чим у вас не виходить щось робити або виходить, але погано і повільно?

Скромний перелік можливих причин виглядає наступним чином:

  • Чи не вважаєте цю справу важливою, вона здається вам безглуздою, ви не бачите в ній цінності;
  • Чи відчуваєте негативні емоції при її виконанні;
  • Вам не вистачає знань і ресурсів для її виконання;
  • Чи не хочете робити, але змушені;
  • Вас постійно відволікають від роботи сторонні;
  • Весь час виникають завдання, що здаються найбільш терміновими і не терплять зволікання. Або вам їх передають, а ви не можете відмовитися, пояснивши свою ситуацію.

Спробуйте в цьому розібратися. Якщо ви потрапляєте в такі ситуації регулярно, і всі вони в чомусь схожі, можливо, ви зможете вийти на якусь більш загальну проблему.

Принцип планування

Коли ви провели невелику рефлексію з приводу того, де ви, чим займаєтесь, що і навіщо збираєтеся почати робити, настає момент планування. І це головне правило тайм менеджменту, наріжний камінь концепції. Спочатку ви визначаєте мету, потім вносите в свій план її досягнення, потім починаєте до неї рухатися. Якщо мета проста, просто берете і робите. Виглядає просто. Але може виникнути ряд труднощів.

  • По-перше, не завжди і не всім людям просто почати планувати свій день або хоча б робочий розпорядок.

Тобто, навіть саме планування необхідно спочатку піддавати певного управління. Можливо, ви не бачите сенсу у самому плануванні. Є безліч сумнівів в тому, що воно буде здатне зробити нашу діяльність продуктивніше, полегшити життя.

Дійсно, якщо ви ніколи не займалися плануванням, почати може бути важко – здається, що на це немає часу і сил. Але на практиці навіть складений заздалегідь список покупок здатний заощадити масу ресурсів і сильно вплинути на результат виконання такої на перший погляд простої і зрозумілої завдання, як похід в магазин за продуктами.

Склавши список або чек-лист заздалегідь, ви точно знаєте, що вам потрібно, і не витрачаєте час на пошук або роздуми. Відповідно, дієте максимально економічно: відразу йдете в потрібні відділи стелажів найбільш коротким шляхом. Навіть з урахуванням витрат на складання списку виникає істотна економія часу в процесі. Крім того, з’являється можливість мінімізувати частку імпульсивних покупок і заощадити гроші. Гроші ж на деяких ітераціях знову конвертуються під час – цей цикл працює постійно.

  • По-друге, деякі справи здаються людям не настільки істотними, щоб їх якось виділяти. Щось просто звалюється зверху і відбувається несподівано. Іншими словами, сформувати список буває майже неможливо за визначенням.

Почніть з самого основного. Є методики, згідно з якими в базовому списку справ на день у вас повинно бути не більше 4 найважливіших справ. І ефективний не в тому випадку, коли всі активності вичерпно представлені в списках, а коли головні справи доводяться до кінця і займають менше часу. Не намагайтеся описати все і відразу, залиште місце несподіванок – вони неминучі.

Найкраще, що ви можете зробити – виділити окремий блок для порівняно невеликих справ, кожне з яких займе менше 15 хвилин. Так ви зможете, нарешті, знайти час для того, що давно відкладали. Тільки не забувайте планувати і час для відпочинку. Робіть перерви по 10-20 хвилин кожні 2-3 години.

  • По-третє, ви можете почати думати: «Я не хочу бути роботом». Але спробуйте відповісти собі чесно: чи належите ви собі зараз насправді? Скільки насправді у вас вільного часу, яке ви можете витратити на відпочинок, спілкування з друзями, родиною?

Згадайте про свої проблеми зі здоров’ям. У багатьох, в тому числі, молодих людей присутній підвищена стомлюваність, расфокусировка зору, нервова напруга, хронічна втома. Чи не є це тією чи іншою своєю мірою наслідком неправильно організованого режиму дня, роботи, відпочинку? Сучасна медицина пов’язує багато недуг саме з порушеннями режиму. У таких випадках не можна поставити однозначний діагноз відповідно до хронічною патологією. Розумне планування сприятливо позначиться на вашому самопочутті.

  • Зрештою, не придумуйте собі зайвих проблем. Планування – засіб, а не мета.

Не потрібно зациклюватися на стандартах, бути вічним студентом і вивчати тайм-менеджмент з наукової точки зору. Проявіть фантазію: ваш список, його структура і призначення – ваш і тільки ваш. Ніхто не перевіряє його відповідність нормам і не ставить за нього оцінки. Ще одним корисним інструментом в питанні планування стане діаграма Гантта. Вона дозволяє наочно структурувати великий проект, відстежувати прогрес, а також полегшує включення в роботу нових людей при необхідності.

Принцип структурування

Як непомітно з’їсти цілу коробку цукерок? Їжте по одній.

Робіть так само і зі справами: якщо завдання велике і складне, розділіть його на кілька дрібних частин і методично впоравшись з ним визначте, в які етапи і терміни вона приблизно повинна укластися, якому порядку і черговості слід дотримуватися. Та й чи потрібно. Велика справа може зайняти багато часу: планування і декомпозиція на невеликі підзадачі дозволить не втрачати загальної картини і не опускати руки.

Принцип пріоритетів

Розставляйте справам і задачам відповідні пріоритети. Навчіться ранжувати їх і виробляти самодисципліну. Найважче і відразливе заняття краще поставити попереду всіх інших, або після невеликого числа мікро-завдань, для розігріву. Якщо постійно переносити його, можна накопичити надмірне емоційне напруження і знизити працездатність

Тут прийде на поміч згаданий що раніше принцип Парето. Це емпіричне правило зустрічається при дослідженні різних явищ, зокрема, соціальних, економічних і фізичних. У загальному вигляді воно зазвичай формулюється так:«20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль – лише 20% результату».

Багатьом на інтуїтивному рівні здається, що це співвідношення вірно. У ньому і правда можна знайти раціональне зерно: потрібно лише правильно знайти точку і докласти 20% зусиль, і це дасть 80% загального успіху.

Також відмінно вирішує завдання планування SMART-проектування. Методологія SMART допомагає визначити цілі, які, в свою чергу, повинні бути:

  • Конкретними (Specific);
  • Вимірними (Measurable);
  • Досяжними за адекватний час (Attainable);
  • Актуальними (Relevant);
  • Обмеженими в часі (Time-bound).

Головний плюс цієї методики – її конкретика. Визначивши мету і завдання, ви почнете послідовний рух до результату і зможете більш раціонально використовувати власні ресурси.

Раціональний підхід до звичок

Існує думка, що звичка формується за 21 день. Можливо, ці терміни досить умовні і індивідуальні, вони варіюються в залежності від різних типів діяльності, але раціональна підгрунтя в такому спостереженні безумовно є. Напевно серед сформованих у вас шаблонів є такі, які не допомагають, а, скоріше, навіть заважають?

Проведіть ревізію своїх звичок за двома напрямками:

  • Позбавтеся від шкідливих звичок.

Курите? Киньте. Заощадите час, гроші і здоров’я. Шкода куріння доведена. Нескінченні перекури і переривання змістовної роботи тільки пожирають час. Навчіться робити «перекури» без сигарети, і хоча б в півтора-два рази рідше. Звикли підлягає проводити час в душі вранці? Поставте ліміт. Заведіть на телефоні таймер. Мало висипаєтеся і весь день відчуваєте себе млявим? Нормалізуйте режим. Ніяких переглядів соцмереж перед сном і овертаймів. Ваша продуктивність складається ще й з біологічних передумов: ритмів, часу дня, коли ви найбільш продуктивні, циклічних спадів і здорового відпочинку вночі.

  • Заведіть нові корисні звички.

Це може і повинно включати в себе турботу про власне здоров’я хоча б тому, що трата часу і грошей на лікування згодом ніяк не вписується в доцільний тайм-менеджмент.

Придбайте звичку до планування. Скачайте додаток для обліку і планування на смартфон або використовуйте те, що завжди під рукою. Так ви будете пам’ятати про розпорядок і виробить дисципліну. Корисно планувати покупки, заощаджуючи час, вести сімейний бюджет і контролювати персональну ефективність.

Простір для маневру вражає. Наприклад, вивільнити час допомагає обмеження часу, проведеного в соціальних мережах, за перевіркою пошти або читанням новин.