Цілі і завдання заходу

Приймаючи рішення про проведення заходу, будь організатор повинен задуматися про те, для чого він це робить, тобто визначити цілі і завдання.

Це різні поняття, тому спочатку потрібно розібратися, чим вони відрізняються.

Цілі – те, чого хоче досягти організатор в результаті проведення заходу. Це глобальні досягнення, заради яких проводяться заходи, стратегічний напрямок. Наприклад, метою може бути:

– сформувати пул лояльних партнерів;

– покращити навички презентацій у команди продажів;

– заявити про новий продукт компанії як інноваційний прорив.

Завдання – конкретні, вимірювані досягнення і заходи. Вони локальні, вказують тактичне спрямування для дій. Наприклад, завданням може бути:

– залучати не менше 200 гостей щодня в салони дилерів;

– отримати десять нових потенційних Клієнтів;

– отримати не менше десяти публікацій після прес-конференції.

Формування цілей і завдань заходу – ключовий момент для початку роботи. Це абсолютно обов’язковий етап. У всій літературі, присвяченій організації заходів, він проходить червоною ниткою. Пропустивши його, можна втратити сенс і напрямок всієї іншої роботи.

Це не порожні слова. Організація заходів – в цілому творча робота і захоплюючий процес. Тут багато деталей, можливостей для реалізації ідей і фантазій, і завжди хочеться швидше зайнятися обговоренням і підготовкою чогось конкретного. Тому ризик втратити зв’язок ідей з цілями і завданнями проведення заходу дуже великий.